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Verringerung der Anzahl der Lieferanten in 3 Schritten

Ein immer wiederkehrendes Thema: die Ausgaben des Unternehmens in den Griff bekommen. In diesem Artikel erläutern wir in 3 Schritten, wie man die Anzahl der Lieferanten reduzieren kann, um die Ausgaben einer Organisation besser unter Kontrolle zu haben – insbesondere die Ausgaben am Ende der Kette (Endkosten). Sie sind das versteckte Leck in vielen Organisationen.

Schritt 1: Kennen Sie alle Anbieter, die “im Hintertreffen” sind?

Als Unternehmen benötigen Sie einfach viele Dienstleistungen und Produkte von externen Parteien. Insgeheim wird viel Zeit in die Auswahl der Lieferanten investiert. Wenn es um die nachgelagerten Ausgaben eines Unternehmens geht (alle Produkte und Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt, um zu funktionieren, die sich aber nicht direkt auf den primären Geschäftsprozess auswirken), können Sie – oder Ihre Kollegen – nicht Stunden mit der Auswahl eines einzelnen Lieferanten verbringen.

 

Die “Tail Spend”-Ausgaben eines Unternehmens beziehen sich auf die vertraglich nicht geregelte Beschaffung des Unternehmens. Gibt es für diese Ausgaben weder eine feste Politik noch einen festen Lieferanten, kann dies hohe indirekte Kosten verursachen.
 

Nehmen wir zum Beispiel ein Jubiläum. Ein Moment, in dem gerne Aufmerksamkeiten, wie beispielsweise ein Strauß Blumen, verschenkt werden. Man könnte meinen, dass es sich um eine Ausgabe von 20 Euro handelt. Letztlich hat diese Annahme jedoch nichts mit der Realität zu tun, denn die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung liegen zwischen 35,00 € und 95,00 €. So kostet der Blumenstrauß, den man in guten Absichten geholt hat, nach Vorlage und Verarbeitung der Quittung ganz schnell 115,- Euro.

Wenn Sie in einem Unternehmen mit 4.500 Mitarbeitern arbeiten, können Sie sich vorstellen, dass sich die Kosten allein für die Blumen für ein Jubiläum ganz schön summieren können. Und dabei geht es „nur“ um ein Jubiläum…

 

Es kann also sehr hilfreich sein, alle Lieferanten zu kennen, die dem Unternehmen indirekte Kosten verursachen. Nur so bekommen Sie eine Vorstellung davon, wie viel Sie sparen können, wenn Sie die Anzahl der Lieferanten und damit der Rechnungen reduzieren.

Schritt 2: Verwenden Sie bereits ein P2P-System?

Ein P2P-System automatisiert den Prozess von der Bestellanforderung über den Kauf bis zur Bezahlung der Rechnung (automatisch). Mit anderen Worten: Es automatisiert den gesamten Beschaffungsprozess. Die Verwendung eines solchen Beschaffungssystems gewährleistet unter anderem die Kontrolle über alle Ausgaben. Vorausgesetzt natürlich, dass alle Ausgaben tatsächlich über dieses System laufen.
 

Ob ein P2P-System auch für Ihre Organisation von Nutzen ist, hängt nicht nur – wie oft angenommen – von der Größe der Organisation ab, sondern vor allem davon, was die Organisation erreichen will und welche Ziele verfolgt werden.

Liegt der Schwerpunkt Ihres Unternehmens zum Beispiel auf der Verbesserung des Verhältnisses zwischen Bestellungen und Aufträgen? Hier wird untersucht, wie viel Prozent der Gesamtbestellungen mit einer Bestellnummer verknüpft sind. Ist eine Ihrer KPIs die Erhöhung der “Ausgaben unter Vertrag”? Oder geht es darum, den Anteil der elektronischen Rechnungen zu erhöhen? In all diesen Fällen bietet ein P2P-System eine Lösung.

 

Der Einsatz eines P2P-Systems hat viele verschiedene Vorteile für Ihr Unternehmen. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über alle Ausgaben, einschließlich der Ausgaben, die im Hintergrund der Organisation anfallen.

Schritt 3: Bündeln Sie die Lieferanten?

Die Einrichtung eines P2P-Systems geschieht nicht über Nacht. Das braucht Zeit.  Die Angaben zu allen angeschlossenen Anbietern müssen korrekt sein, sonst verbringen Sie mehr Zeit damit, als es Ihnen nützt. 

Es kann daher ein Glücksfall sein, die Lieferanten zu bündeln. Mit Hilfe eines elektronischen Katalogs, der in das P2P- oder ERP-System des Unternehmens integriert wird, können dann verschiedene Artikel angeboten werden, die in den “tail spend” des Unternehmens fallen. 

Da alle Aufgaben über das System getätigt werden, gewinnen Sie so die vollständige Kontrolle über den „tail spend“. Außerdem verringert sich der Fluss von Rechnungen und Forderungen an die Finanzabteilung, was die indirekten Kosten zusätzlich senkt. In diesem Fall kostet der Blumenstrauß zum Jubiläum keine 115 EUR mehr.

Schritt 3: Bündeln Sie die Lieferanten?

Pimm® bietet einen e-Katalog mit Geschenkkarten, Blumen, Kuchen, Büchern und anderen Artikeln aus den Ausgaben Ihrer Organisation – im Bereich Geschenke und Präsente. So haben Sie einfachen Zugang zu fast 5.000 lokalen und zentralen Anbietern und können Ihre Ausgaben auf diesem Gebiet optimal reduzieren.

 

Sie verwenden kein P2P-System, möchten aber Ihre Kosten für Werbegeschenke senken? Pimm® Solutions bietet auch einen eigenständigen Geschenkeshop an, so dass Sie Lieferanten bündeln und den Fluss von Rechnungen reduzieren können.

 

Benötigen Sie weitere Informationen? Fordern Sie hier eine unverbindliche Demo an.

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