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Tail-Spend - Kosten sparen durch intelligentes Einkaufsmanagement.

Tom Weber, Business Development Manager bei Pimm®,  beschreibt was Tail-Spend Management kann und warum es auch für Ihr Unternehmen eine Rolle spielt. 

Was ist eigentlich Tail-Spend Management?

Das Tail Spend Management umfasst die Kontrolle und Abbildung der Einkaufsausgaben bei allen nicht strategischen Lieferanten. 

Diese Ausgaben, auch bekannt als C-Spend, machen etwa 20 % der Gesamtkosten aus. Unternehmen fehlt oft das Wissen oder Know-how, um diese Ausgaben zu managen.

Tail-Spend-Management basiert auf dem Pareto-Prinzip(Das Pareto-Prinzip besagt, dass in vielen Fällen etwa 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Ursachen resultieren):

80% der Lieferanten (C-Lieferanten) sind für nur 20% der gesamten Einkaufsausgaben verantwortlich, während 20% (strategische Lieferanten) für 80% der Einkaufsausgaben verantwortlich sind.

Tail-Spend Management ermöglicht Unternehmen eine effizientere Lieferantenbasis und einen besseren Einblick in Ausgaben und Einsparungen.

Mehr Fokus auf strategische Ausgaben

Etwa 20 % der Lieferanten sind strategische Lieferanten, die eine wichtige Beziehung zum Unternehmen haben. Diese Lieferanten sind unverzichtbar für ein Unternehmen.

Durch die Auslagerung der Tail-Ausgaben können Unternehmen sich stärker auf den strategischen Einkauf konzentrieren und bekommen mehr Freiraum die Beziehung zu ihren strategischen Lieferanten zu intensivieren.

Herausforderung C-Lieferanten

C-Lieferanten verursachen oft einen großen Verwaltungsaufwand, da Unternehmen oft keinen Einblick in die Höhe dieser Ausgaben haben.

Merkmale der Tail-Spend Einkäufe bei C-Lieferanten:

  • Nicht vertraglich vereinbarte Käufe
  • Unkontrollierte Ausgaben
  • Niedriger Wert/Geringes Risiko
  • Einmalige und (Ad-hoc-)Käufe
  • Nicht oder kaum verhandelte Preise und Konditionen
  • Maverick-Kauf (Kauf außerhalb des Vertrags)

Der relativ kleine Teil der Einkaufsausgaben bei den C-Lieferanten hat einen großen Einfluss auf eine Einkaufs- und/oder Verwaltungsabteilung. Unternehmen haben oft keinen Einblick in die Höhe dieser Ausgaben. Dies liegt vor allem daran, dass es sich um geringwertige, risikoarme Ausgaben handelt.

Die Produkte werden in vielen Fällen von nicht vertragsgebundenen Lieferanten bezogen und bestehen aus unterschiedlichen und oft unverhandelten Konditionen. Dies entspricht einer großen Anzahl von Transaktionen pro Jahr, die entweder zu klein sind, um den (strategischen) Einkauf zu durchlaufen, oder wenn C-Artikel nicht in bestehenden Rahmenvertragskatalogen auftauchen.

Warum ist Tail-Spend Management sinnvoll?

Das Tail Spend Management bietet Unternehmen Einblicke in Ausgaben und Einsparungen und ermöglicht eine effizientere Lieferantenbasis. 

Durch die Auslagerung der Beschaffung von C-Lieferanten können direkte und indirekte Kosteneinsparungen erzielt werden. 

Der Zeitaufwand für C-Lieferanten, die am Ende der Ausgaben stehen, führt zu einem Ungleichgewicht in der Arbeit einer Einkaufsabteilung. Eine Einkaufsabteilung verbringt viel Zeit damit, eine Vielzahl von Produkten und/oder Dienstleistungen von geringem Wert zu kaufen, die nur wenige Male oder einmal gekauft werden.

Für viele Unternehmen ist es fast unmöglich, diese Produkte zu den günstigsten Konditionen zu erwerben, da jeder Kauf ein zeitaufwändiger Prozess ist. Bei der Kostenaufstellung ist es wichtig, den gesamten Einkaufsprozess unter die Lupe zu nehmen. Dies gibt nicht nur Einblick in die direkten Einkaufskosten, sondern auch in die indirekten Einkaufskosten. Diese Kosten reichen von der Beschaffung, dem Expediting, dem Onboarding von Lieferanten, der Rechnungsbearbeitung bis hin zu logistischen Vorgängen.

Tail Spend Management ermöglicht es Unternehmen, ihre Lieferantenbasis effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und sich auf strategische Partnerschaften zu konzentrieren, was zu langfristigem Erfolg führen kann.

Vorteile durch die Auslagerung des Tail-Spend Management:

  • Gleichbleibende Einkaufs- und Zahlungsbedingungen
  • Konzentration auf wichtige strategische Lieferanten
  • Reduzierung der Lieferantenanzahl und des Rechnungseingangs um bis zu 80 %
  • Mehrere Bedingungen mehrerer Gläubiger durch einen Gläubiger mit einer definierten Bedingung ersetzen
  • Mehr Zeit für den strategischen Einkauf
  • Einsparung interner Kosten
  • Verbesserte Berichterstattung und Analyse
  • Die Auslagerung von Tail-Spend-Einkäufen bietet Einblick, Verwaltbarkeit, Kontrolle und direkte Ersparnis für Unternehmen.
  • Compliance-Sicherheit

Durch die Auslagerung des Tail-Spend Management verlagern Sie den Fokus aller Einkäufe auf die strategischen Partner mit den wichtigsten Produkten, die Ihr Tagesgeschäft beeinflussen und reduzieren Ihre Lieferantenanzahl.

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Lösung: Pimm Solutions | Pimm Plattform

Pimm Solutions hat ein einzigartiges Konzept entwickelt, bei dem durch Vereinfachung des Einkaufsprozesses und Reduzierung der Kosten signifikante Einkaufsverbesserungen erreicht werden.

Pimm Solutions ist eine unabhängige Plattform, mit über 1000 Lieferanten, ohne festes Sortiment. Wir liefern eine unbegrenzte Produktpalette und sind kein lagerhaltender Partner.

Pimm bietet eine individuelle Lösung zur Vereinfachung des Einkaufsprozesses und zur Kostenreduzierung durch direkte Anbindung an alle HR-, CRM- und Beschaffungssysteme.

Pimm ist eine Plattform für den intelligenten Einkauf von Artikeln aus dem Tail-Spend von Unternehmen.


Pimm hat 10+ Jahre Erfahrung in der innovativen Automatisierung von Einkaufsprozessen.

Fordern Sie gerne eine Demo unserer Lösung an!

Webseite: https://pimmsolutions.de

Kontakt: Tom Weber | tom@pimmsolutions.de

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